Tehtävänkuvaus (vuodelta 1999)

Yleistä
Arkistoalan ammattiyhdistys ry:n (AAY) jäsenten työtehtävät liittyvät asiakirjahallintoon, arkistotoimeen ja tietopalveluun. Tehtävät sisältävät johto-, kehittämis-, asiantuntija-, tietopalvelu-, tiedotus- ja koulutustehtäviä. Näiden tehtävien hallinnan edellytyksenä on asiakirja- ja tietohallintoa sekä organisaation toimintaa säätelevien ohjeiden ja lainsäädännön, tietotekniikan, organisaation toiminnan, tiedontarpeen ja toimintaprosessien tuntemus.
Useimmat akateemiset arkistotehtävät edellyttävät erilaisten teorioiden tuntemusta ja soveltamista sekä laajaa kokemusta. Osaan tehtävistä sisältyy johtamista ja osa taas on luonteeltaan enemmänkin asiantuntijatehtäviä. Johtotehtäviin sisältyy päätöksentekoa ja asiantuntijatehtäviin taas toimintastrategioiden tuntemusta. Kummassakin tapauksessa ratkaisuilla on taloudellista merkitystä.

Johtotehtävät

• Organisaation arkistotoimen ja asiakirjahallinnon johtaminen sekä vastuu arkistotoimesta
• yksikön tai muun osa-alueen johtaminen

Lainsäädännön tuntemus

• Arkistotointa ja asiakirjahallintoa koskevan lainsäädännön sekä omaa alaa koskevan lainsäädännön tuntemus ja käytäntöön soveltaminen (mm. arkistolaki, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, henkilötietolaki, tietosuojasäädökset, hallintomenettelylaki)

Asiakirjahallinnon ja arkistoimen ohjaaminen ja kehittäminen

• Asiakirjahallinnon kehittäminen osana tietohallintoa
• Tietojärjestelmien suunnittelu ja kehittäminen (erilaiset rekisterit, asian- ja dokumenttienkäsittelyjärjestelmät, sähköiset arkistot ja tietoverkkojen hyödyntäminen tiedon jakelussa)
• Arkistonmuodostuksen suunnittelu ja ohjaus. Arkistonmuodostussuunnitelmilla ohjataan viraston tai laitoksen asiakirjojen käsittelyä ja määritellään asiakirjojen säilytysmuodot, -ajat ja -vastuut sekä muut asiakirjojen käisttelyä varten tarvittavat tiedot. Arkistointi tapahtuu arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Asiakirja-aineistojen hallintaa koskevat asiantuntijatehtävät

• Aineistojen säilyvyyttä koskevat asiantuntijatehtävät (arkistotilat, aineistojen säilyvyyden varmistaminen konservoinnin, muun suojauksen tai mikrofilmauksen avulla, paperiaineistojen korvaaminen muilla vähemmän tilaa vievillä säilytysvälineillä, kuten mikrofilmit, digitaaliset järjestelmät, sähköiset arkistot)
• Julkisuus-, tietoturva- ja tekijänoikeuslainsäädännön vaatimusten huomioimen ja värinkäytösten estäminen asiakirjoja käsiteltäessä ja lainattaessa
• Asiakirjojen arvonmääritys
• Asiakirjojen säilytysaikojen määrittäminen ohjeiden ja lainsäädännön mukaan, hävittämisen ohjeistaminen ja tarpeettomiksi määriteltyjen aineistojen hävittäminen niille määrätyn säilytysajan jälkeen, hävittämisen valvonta. Arkistolaitos määrittelee keskeiset kansalliset aineistot, jotka on säilytettävä pysyvästi. Virastot ja laitokset määrittelevät muiden aineostojen säilytysajat. Asiakirjojen arvonmäärityksessä on keskeistä tietojärjestelmien sisältämien tietojen säilytysaikojen määrittely.
• Aineistojen järjestäminen, luettelointi ja kuvailu, hakemistojen laadinta.
• Tietokantojen laatiminen ja ylläpito.

Tietopalvelutehtävät

• Keskeisten aineistojen tarjoaminen tietokantojen ja -verkkojen kautta.
• Arkistoainestoja koskevien julkaisujen toimittaminen
• Tiedonhaut, selvitykset ja tutkimukset, asiakirjalainat, todistukset ja asiakirjajäljennökset.
• Tiedon tarvitsijan tarpeiden ymmärtäminen, lähdekritiikin hallinta, asiakirjajulkisuuden tunteminen.
• Arkistojen, arkistoaineistojen, kirjallisuuden arkistojen ja kirjastojen hakujärjestelmien sekä tietoverkkojen käytön hallinta.
• Asiakirjat laatineen organisaation toiminnan ja historian, erityisesti hallintohistorian tuntemus.

Tiedottaminen ja koulutus

• Arkistotointa ja asiakirjahallintoa koskeva tiedottaminen. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta edellyttää, että julkisesti käytettävissä olevista aineistoista tiedotetaan.
• Näyttelyjen järjestäminen.
• Koulutuksen antaminen, ohjaus ja neuvonta.

Yleiset edellytykset

• Organisointikyky ja järjestelmällisyys
• Kyky käsitteelliseen ajatteluun
• Kokonaisuuksien hallinta
• Yhteistyökyky, neuvottelutaidot
• Lähdekritiikin ja tutkimusmenetelmien hallinta
• Kyky tuottaa tieteelliset vaatimukset täyttävää tekstiä
• Hyvä suullinen esitystaito, kielitaito
• Yleisenä edellytyksenä edellä mainittujen tehtävien menestykselliselle hoitamiselle on soveltuva korkeakoulututkinto.

Lisää aiheesta:
Arkistonhoitajan ammattikuvaus työministeriön sivuilla
Kuvaus arkisto- ja museoalasta työministeriön sivuilla
Alan kuvaus Akateemiset työmarkkinat-julkaisussa